Perkembangan audit zaman now telah sampai pada pemanfaatan teknologi informasi guna meningkatkan kualitas dan daya jangkaunya. Satuan Pengawasan Internal (SPI) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta menyongsong era baru ini dengan merancang sebuah program audit berbasis dokumen digital. Inovasi ini disampaikan oleh Tim SPI kepada Prof. Drs. K. H. Yudian Wahyudi, M.A., Ph.D., selaku Rektor UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam sebuah sesi audiensi pagi tanggal 15 Februari 2018 di Ruang Rektor. Audiensi juga dihadiri oleh Wakil Rektor Bidang II, Wakil Rektor Bidang III, dan para anggota SPI yang digawangi oleh Budi Ruhiatudin, S.H., M.Hum. Dalam pengantarnya, Budi menyampaikan bahwa “sebagai proyeksi ke depan, pengelolaan dokumen UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta harus mengarah pada terbangunnya e-office. SPI akan berupaya mendorong proses ini melalui melalui program audit berbasis data digital. Semua laporan kegiatan harus diunggah dalam sistem data based pengawasan yang telah dipersiapkan oleh SPI, sehingga ketika ada pemeriksaan auditor eksternal cukup SPI yang diperiksa”.

Paparan rinci tentang audit berbasis dokumen digital selanjutnya disampaikan oleh Koordinator Divisi Teknologi Informasi (TI) SPI, Nurochman. Dalam presentasinya, ia menyampaikan bahwa tujuan dari model pengawasan ini adalah untuk; (1) menghasilkan bank dokumen digital seluruh LPJ kegiatan beserta lampirannya; (2) mendorong terlaksananya pelaporan kegiatan secara tepat waktu, akuntabel, dan transparan; (3) meningkatkan peran SPI dalam mendampingi audit eksternal (BPK RI, Itjen Kemenag, dan KAP); (4) menghemat penggunaan kertas dalam proses audit internal (paperless); (5) mewujudkan pengawasan yang cepat, tepat, akurat serta komprehensif; dan (6) membangun budaya digitalisasi dokumen di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dalam rangka menyongsong program E-Audit Itjen Kemenag RI.

Rektor dan Wakil Rektor Bidang II UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mengapresiasi inovasi ini dan mendukung penuh rencana pelaksanaan kegiatan pengawasan internal yang dirancang oleh SPI tersebut. “Excelent... ini amazing” itulah kalimat yang disampaikan oleh Wakil Rektor Bidang II mengomentari apa yang dipaparkan oleh Tim SPI tentang audit berbasis data digital.

Lebih lanjut Rochman menjelaskan bahwa persiapan pelaksanaan audit berbasis data digital ini meliputi beberapa tahapan, yaitu; proses digitalisasi seluruh laporan pertanggungjawaban kegiatan dan lampiran oleh auditee, sehingga proses ini unit kerja membutuhkan scanner; penugasan tenaga khusus (dikukuhkan dengan SK penugasan) di masing-masing auditee untuk proses digitalisasi dan pengunggahan dokumen digital; sosialisasi dan bimbingan teknis audit berbasis dokumen digital untuk auditor SPI dan auditee di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta; dan penambahan auditor SPI untuk melaksanakan audit berbasis dokumen digital.

Rencana ini tentu memerlukan dukungan dari segenap stakeholder UIN Sunan Kalijaga, sehingga dapat terlaksana dengan baik dan dapat membantu mewujudkan good university governance. (413/SPI)